Fade-UFPE – 35 anos de história

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Fundada em 10 de agosto de 1981, por um grupo de pesquisadores da Universidade Federal de Pernambuco, a Fade-UFPE existe para apoiar os projetos de pesquisa, inovação, ensino, extensão e de desenvolvimento institucional, científico e tecnológico, de interesse da Universidade e também dos Institutos de Ciência e Tecnologia (ICT’s), atuando na gestão administrativa e financeira dos projetos desenvolvidos pela UFPE. Nesses 35 anos, a Fade-UFPE passou por diversas transformações sem perder a capacidade de enfrentar desafios, de superar dificuldades e se reinventar na busca por um novo modelo de gestão para alcançar a excelência em gerenciamento de projetos.

O novo formato gerencial vem se aperfeiçoando para que propicie uma integração das principais atividades operacionais que estão agregadas em células funcionalmente autônomas. Paulo Guedes, Coordenador Executivo da Fade-UFPE, explica como tudo vem se desenvolvendo. “Venho acompanhando de perto a evolução e, embora saiba que precisamos melhorar em alguns pontos, percebo que a equipe vem ganhando mais autonomia e se apropriando de todas as etapas do gerenciamento das atividades. Estamos trabalhando para que esse modelo funcione cada vez com mais perfeição e alcance a excelência”, explicou o Coordenador Executivo.

A Fundação tem participação direta na maioria dos projetos desenvolvidos pela UFPE, seja por meio de apoio ou administração dos recursos financeiros. Nos últimos cinco anos, a Fundação apoiou aproximadamente 1.500 projetos nas diferentes áreas do conhecimento. O novo modelo de gestão deu mais agilidade ao gerenciamento das atividades, viabilizando projetos com alto padrão de qualidade em diversas áreas do conhecimento, atuando com transparência e preservando os princípios legais e éticos. De acordo com a Gerente do Núcleo UFPE e do Núcleo Informática, a equipe se tornou mais proativa e mais eficiente. “Com a implantação dos Núcleos os colaboradores podem acompanhar mais de perto todas as etapas dos projetos e com isso o trabalho se tornou muito mais ágil”, explicou Sâmia Sindeuax.

Para a gerente dos Núcleos ANP, FINEP e Aneel, Danielle Anizia, o novo modelo têm contribuído enormemente para a melhoria das atividades da Fundação. “Apesar dos Núcleos não terem alcançado sua maturidade no desenvolvimento desse modelo de gestão, os reflexos positivos são visíveis. Uma equipe dedicada exclusivamente à carteira de projetos propicia uma integração e sinergia que aumentam, de forma considerável, a produtividade e eficiência dos colaboradores, além de criar um ambiente favorável à colaboração dos parceiros externos, como coordenadores, secretários e apoios administrativos, que encontram nesta  estrutura base e dedicação necessárias ao desenvol vimento de um projeto exitoso”, disse Anízia. Ela ainda acrescentou que “a melhoria na eficiência gerada pela integração das diversas atividades da gestão dos projetos, proporcionou que algumas atribuições desempenhadas por setores de apoio fossem integradas ao Núcleo, diminuindo assim a tramitação de documentos e a dispersão dos processos. Por fim, o monitoramento constante possibilita que qualquer desvio seja corrigido de forma prévia, facilitando a prestação de contas e diminuindo de forma considerável as pendências junto aos financiadores”.

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Com a implantação do novo modelo, o Núcleo de Gestão de Contratos (NGC) foi incorporado à Assessoria Jurídica trazendo mais fiscalização aos procedimentos de contratação de fornecedores, como explica Rebeca Pernambuco, Assessora Jurídica da Fade. “A incorporação do NGC trouxe mais celeridade, padronização e mais segurança jurídica para a Fundação. Esse trabalho já reflete nos projetos, pois se tornou um trabalho mais ativo e com uma maior cobrança na entrega e realizações dos serviços. Caso haja um descumprimento contratual, os fornecedores são punidos. Com isso o rol de fornecedores da Fundação tem passado por uma revisão para que fiquem somente aqueles que prestem um serviço de excelência”, explicou Rebeca Pernambuco.

A Fade-UFPE também trabalha para ter uma estrutura física adequada e a Supervisora Administrativa em exercício, Renata Melo, explica a importância de realizar esse trabalho. “O administrativo é um setor que apoia toda a Fade-UFPE e vem trabalhando para melhorar a estrutura física da Fundação. Esse esforço tem o objetivo não apenas de tornar a nossa empresa mais limpa, bonita e segura – a exemplo da pintura das grades e parte externa, nova sinalização das salas, mas também de evitar transtornos aos nossos colaboradores”, explicou Renata.

Outra preocupação do Administrativo é o arquivamento de documentos antigos da Fundação, que devido à quantidade e ao armazenamento, dificulta a procura dos mesmos. A Gestão Eletrônica dos Documentos (GED) está sendo implantada para eliminar esse problema e agilizar o processo. O colaborador responsável pelo desenvolvimento e implantação desse instrumento, David Pessoa, explica os benefícios desse novo procedimento. “Os principais benefícios envolvem a implantação de ferramentas como um conjunto de estratégias de gestão eletrônica dos documentos que vai permitir o acesso documental dos projetos administrados pela Fade-UFPE. Esse acesso será ágil e realizado de forma digital. Isso possibilita a criação da tabela de temporalidade dos documentos, redução de custos e de ocupação do arquivo nos espaços físicos da Fundação, gerenciamento automatizado dos ativos organizacionais, aprimoramento das ações de sustentabilidade, proteção e preservação do patrimônio dos projetos”, explicou David Pessoa.

A Requalificação de Pessoal – treinamento intensivo e constante do corpo funcional, no sentido de torná-lo apto a encontrar soluções adequadas de forma rápida e trabalhando a motivação, faz parte dos investimentos da Fade-UFPE. A Gerente de RH, Iraci Pereira, explica que “com a implantação do novo modelo de gestão, identificamos a necessidade de treinar e atualizar nosso quadro funcional. Como o objetivo é que as equipes sejam autogeridas é preciso que tenhamos pessoas com alto nível de competência, o que envolve capacitação técnica, relacionamento interpessoal e autonomia na tomada de decisões para executar os projetos com eficiência”. Além de investir no treinamento dos colaboradores a Fade-UFPE também realizou uma pesquisa para avaliar o ambiente institucional e Iraci explica o resultado desse trabalho. “A avaliação situacional nos trouxe dados importantíssimos, pois pudemos identificar as necessidades de melhoria em alguns itens, como treinamento e ações de qualidade de vida, nas quais já estamos trabalhando. Elevamos em mais de 80% o investimento financeiro em treinamentos com profissionais do mercado, criamos um momento específico com data e hora fixos para que sejam feitas ações como palestras, informativos ou pequenos treinamentos, ministrados por nossos colaboradores e também realizamos ações pensando no bem estar do corpo funcional, como liberação de ambiente para descanso”, explicou Iraci Pereira.

Com o objetivo de atender à demanda gerada pelo novo modelo de gestão e agilizar o acesso às informações, a Fundação tem passado por um constante processo de adequação e aperfeiçoamento no campo tecnológico, ao ampliar significativamente os mecanismos para a gestão dos projetos e atendimento aos parceiros. “Nosso trabalho se desenvolve de forma sistemática, para que as novas práticas, soluções e tecnologias adotadas no âmbito computacional sejam inseridas na Fade, de maneira que os benefícios dessas ações tragam celeridade às atividades operacionais. O trabalho realizado não envolve somente a redução no tempo de processamento da atividade em si, como no caso da reestruturação da rede interna, onde houve um ganho significativo no tráfego de dados, mas também a melhoria dos serviços e aplicações dos sistemas de gestão e web, que dão suporte para realização das atividades operacionais”, explicou Socorro Andrade, Gerente da ASTIC.

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Mapeamento de Processos – A necessidade de criação de um ambiente institucional dinâmico e moderno é imprescindível para o alcance dos objetivos institucionais da Fade- UFPE. Com intuito de fortalecer os núcleos e garantir a melhoria permanente de sua atuação e consequentemente de seu relacionamento com os seus clientes e parceiros, a Fundação iniciou o trabalho de Mapeamento dos Processos Operacionais, que resultará na criação dos Manuais de Procedimentos. O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos e tempo necessários para realização dos processos de negócio da organização. O trabalho está sendo desenvolvido por uma comissão formada pelas Assessorias de Planejamento e Tecnologia da Informação e Gerência de RH, através da realização de Workshop colaborativo, reuniões em grupo, questionários, entrevistas, observação de campo e coleta de documentos. Os principais objetivos do trabalho são identificar, entender e conhecer os processos de negócios existentes e os futuros para melhorar o nível de satisfação do cliente, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços, reduzir custos, aumentar o desempenho dos Núcleos de Projetos e adequar o desenvolvimento dos processos dos Núcleos à Missão e Visão da Fundação. A Assessora de Planejamento, Rosali Albuquerque, explica os benefícios desse processo. “Através do mapeamento de processo conseguimos identificar visivelmente as falhas na realização das atividades. Fica muito mais fácil instituir a melhoria contínua e realizar os ajustes quando necessário. Também podemos identificar os gargalos, delimitar os responsáveis pelas etapas, atividades e processos, estimar os recursos necessários, mão de obra, insumos e tempo de produção, bem como definir os padrões dos procedimentos da

gestão e do operacional, criar checklists, definir e revisar funções, responsabilidades e autoridades, definir as atividades que necessitam registro, criar formulários padrões e eliminar o re-trabalho para otimizar o tempo gasto com a tarefa”, explicou a Assessora de Planejamento.

De acordo com Rosali Albuquerque, o mapeamento de processo está na fase de revisão dos processos descritos pelos Núcleos de Gestão de Projetos e ela explica qual será o próximo passo. “Após esta etapa iremos implantar os processos melhorados, validá-los e finalizar com o desenho dos fluxogramas de processos, que serão incorporados ao Manual Operacional de cada Núcleo. A previsão é que até março de 2017 o Manual de Procedimentos dos Núcleos de Gestão de Projetos esteja finalizado. Posteriormente o trabalho será estendido às demais áreas/setores da Fundação”, afirmou Rosali.

A Fade-UFPE entende que a melhor alternativa para solucionar entraves e garantir a sustentabilidade da instituição, no longo prazo, é melhorar a qualidade do serviço e aumentar a sua produtividade. Como única Fundação de Apoio à UFPE, a instituição pretende trabalhar e continuar dando o suporte necessário à Universidade, para que ela continue sendo referência entre as universidades públicas federais do país.

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